Manajemen Dokumen

Fitur ini merupakan pusat kontrol di mana Anda mendaftarkan (register) dokumen fisik baru ke dalam sistem dan melacak lokasi serta statusnya.

1. Mendaftarkan Dokumen Baru

Ketika ada dokumen fisik baru (seperti Kontrak, Ijazah, atau Berkas Proyek), Anda harus mencatatnya ke dalam sistem agar bisa dilacak.

Langkah-langkah:

1. Masuk ke menu utama Documents.
2. Klik tombol New (Baru).
3. Isi form pendaftaran dokumen:
   • Name: Judul atau nama dokumen.
   • Customer/Owner: Pilih pihak terkait atau pemilik dokumen (jika ada).
   • Box: Pilih kotak penyimpanan di mana dokumen ini secara fisik diletakkan. (Catatan: Pastikan Kotak belum penuh).
   • Quantity: Masukkan jumlah salinan yang tersedia (biasanya 1, namun bisa diatur lebih dari 1 jika ada salinan yang sah).
   • Metadata / Keterangan: Isi catatan tambahan atau klasifikasi dokumen tersebut.
4. Klik Save (Simpan).

2. Status Dokumen

Dokumen dalam sistem akan memiliki beberapa status untuk memudahkan pelacakan:

• Available: Dokumen ada di dalam kotaknya dan tersedia untuk dipinjam.
• Partially Borrowed: Sebagian salinan dari dokumen ini sedang dipinjam (jika quantity > 1).
• Borrowed: Semua salinan dokumen ini sedang dipinjam.
• In Transfer: Dokumen sedang dalam proses pemindahan ke rak atau gudang lain.
• Destroyed: Dokumen telah dimusnahkan.

3. Mencetak dan Memindai QR Code

DMS mendukung penggunaan QR Code untuk mempercepat operasional pencarian dan identifikasi.

Mencetak QR Code:

1. Buka dokumen yang sudah didaftarkan.
2. Klik tombol Print QR Code di pojok kiri atas form.
3. Label QR akan terunduh (biasanya dalam bentuk PDF) yang dapat Anda cetak dan tempel pada map atau sampul depan dokumen.

Memindai QR Code:

• Anda bisa menggunakan pemindai barcode/QR fisik, atau melalui perangkat lain yang terhubung ke Odoo.
• Di fitur seperti Transfer atau Peminjaman, terdapat kolom Scan QR Code. Jika Anda menyorot QR code dokumen ke sana, sistem akan secara otomatis memuat dokumen tersebut tanpa perlu mengetik manual.

4. Melacak Dokumen

Jika Anda ingin tahu di mana dokumen fisik berada:

1. Cari dokumen di menu pencarian.
2. Buka form dokumen tersebut.
3. Anda akan melihat informasi lokasi lengkap mulai dari Warehouse, Shelf, hingga Box.
4. Anda juga bisa melihat tab History/Chatter di bagian bawah form yang merekam siapa yang terakhir kali mengubah atau meminjam dokumen tersebut.