Manajemen Penyimpanan (Storage Management)

Sebelum Anda dapat menyimpan dokumen ke dalam sistem, Anda perlu membuat struktur lokasi penyimpanannya. Sistem menggunakan hierarki tiga tingkat: Gudang (Warehouse) -> Rak (Shelf) -> Kotak (Box).

1. Membuat Gudang (Warehouse)

Gudang adalah lokasi fisik utama (misalnya: Gedung A, Ruang Arsip Lantai 2).

Langkah-langkah:

1. Masuk ke menu Configuration > Warehouses.
2. Klik tombol New (Baru).
3. Isi detail gudang:
   • Name: Nama Gudang (misal: Ruang Arsip Utama).
   • Code: Kode unik untuk gudang tersebut.
   • Description / Address: Keterangan tambahan atau alamat fisik lokasi tersebut.
4. Klik Save (Simpan).

2. Membuat Rak (Shelf)

Setelah Gudang dibuat, Anda perlu membaginya menjadi beberapa Rak.

Langkah-langkah:

1. Masuk ke menu Configuration > Shelves.
2. Klik tombol New (Baru).
3. Isi informasi rak:
   • Name: Nama rak (misal: Rak A1).
   • Warehouse: Pilih Gudang tempat rak ini berada.
   • Kolom lainnya seperti kapasitas (jika ada) dapat disesuaikan.
4. Klik Save (Simpan). Anda juga bisa mencetak Label QR Code untuk rak ini dengan tombol Print QR Code.

3. Membuat Kotak (Box)

Kotak adalah tempat penyimpanan terakhir di mana dokumen fisik benar-benar diletakkan. Setiap kotak diletakkan di rak tertentu dan memiliki batas kapasitas.

Langkah-langkah:

1. Masuk ke menu Configuration > Boxes.
2. Klik tombol New (Baru).
3. Isi data kotak:
   • Name / Number: Nomor atau nama kotak (misal: BOX-2024-001).
   • Shelf: Pilih di Rak mana kotak ini akan disimpan.
   • Capacity / Max Documents: Tentukan batas jumlah dokumen maksimal yang bisa muat di kotak ini.
4. Klik Save. Sistem akan menghitung otomatis sisa ruang yang ada di kotak saat Anda mulai memasukkan dokumen.
5. Anda dapat mencetak Label QR Code untuk kotak ini dengan mengklik tombol Print QR Code. QR Code ini sangat berguna nanti saat proses transfer atau pencarian.

Tips: Gunakan sistem penamaan yang konsisten untuk kode gudang, rak, dan kotak agar mudah dicari dan dilacak secara fisik.