Peminjaman Dokumen (Borrowing System)

Sistem peminjaman digunakan ketika ada karyawan atau pihak terkait yang perlu membawa atau membaca dokumen fisik di luar ruang penyimpanan untuk sementara waktu.

1. Mengajukan Peminjaman (Sebagai Pengguna)

Karyawan biasa dapat mengajukan peminjaman. Sistem ini menggunakan alur Draft -> Send -> Approve.

Langkah-langkah:

1. Masuk ke menu Borrowing (Peminjaman).
2. Klik New untuk membuat permintaan baru.
3. Isi informasi peminjaman:
   • Customer / Nama Peminjam: Biasanya terisi otomatis dengan nama Anda atau bisa dipilih.
   • Borrow Date: Tanggal mulai peminjaman (default hari ini).
   • Return Date: Tanggal rencana pengembalian (default 7 hari dari tanggal peminjaman). Maksimal peminjaman adalah 30 hari.
   • Purpose: Tulis alasan mengapa Anda meminjam dokumen ini.
4. Di bagian Borrowing Lines (Daftar Dokumen), tambahkan dokumen yang ingin dipinjam:
   • Anda bisa mencari manual dengan mengklik Add a line lalu memilih nama dokumen, atau
   • Gunakan fitur Scan QR Code untuk memasukkan dokumen secara otomatis.
   • Masukkan jumlah (Quantity) yang akan dipinjam (biasanya 1).
5. Klik Save (Simpan). Pada tahap ini, status dokumen adalah Draft.
6. Untuk mengajukannya ke Manajer, klik tombol Send (atau Submit). Status akan berubah menjadi Submitted / Send.

2. Menyetujui Peminjaman (Sebagai Manajer)

Manajer Perusahaan atau Manajer Gudang akan menerima pengajuan peminjaman tersebut.

Langkah-langkah:

1. Buka pengajuan peminjaman dengan status Submitted.
2. Periksa kembali daftar dokumen, tanggal kembali, dan kuantitas yang diminta. Sistem akan memastikan jumlah salinan (available quantity) mencukupi.
3. Klik tombol Approve (Setujui).
4. Status dokumen akan berubah menjadi Borrowed (Dipinjam). Tanggal serta nama penyetuju akan tercatat di sistem secara otomatis.

3. Mencetak Slip Peminjaman

Setelah disetujui, manajer gudang bisa mencetak Borrowing Report dengan mengklik tombol print. Slip PDF ini bisa disertakan saat serah terima dokumen fisik sebagai bukti tanda tangan.

4. Pengembalian Dokumen

Saat dokumen dikembalikan ke gudang, Manajer Gudang harus memproses pengembaliannya di sistem.

Langkah-langkah Pengembalian Penuh:

1. Buka catatan peminjaman tersebut.
2. Klik tombol Return All (Kembalikan Semua) jika seluruh dokumen yang dipinjam dikembalikan sekaligus.
3. Sistem akan mencatat Actual Return Date (Tanggal Kembali Aktual) dan status akan berubah menjadi Returned (Dikembalikan).

Pengembalian Sebagian (Partial Return): Jika hanya sebagian dokumen yang dikembalikan (misalnya meminjam 2 dokumen, tapi baru mengembalikan 1):

1. Pada daftar baris dokumen (Borrowing Lines), buka dokumen spesifik yang dikembalikan.
2. Klik tombol pengembalian pada baris tersebut atau buka Return Wizard.
3. Masukkan jumlah yang dikembalikan.
4. Status peminjaman akan berubah menjadi Partially Returned (Dikembalikan Sebagian). Anda bisa melacak berapa yang sudah kembali dan berapa yang masih tertahan (Remaining Quantity).

5. Keterlambatan (Overdue)

Sistem memiliki pengawasan otomatis untuk keterlambatan.

• Jika tanggal hari ini telah melewati Return Date dan belum semua dokumen dikembalikan, status akan berubah menjadi Overdue.
• Jumlah Overdue Days (Hari Keterlambatan) akan dihitung otomatis.
• Manajer dapat menggunakan filter Dasbor untuk melihat dokumen mana saja yang Overdue dan perlu segera ditindaklanjuti.