Transfer Dokumen

Seiring berjalannya waktu, organisasi mungkin perlu memindahkan fisik dokumen dari satu rak ke rak lain, atau bahkan ke gedung (gudang) yang berbeda. Modul Transfer mencatat semua pemindahan secara permanen agar dokumen selalu dapat dilacak.

Dalam DMS, ada dua jenis pemindahan:

1. Pemindahan Tingkat Kotak (Box Transfer): Memindahkan keseluruhan kotak (beserta semua isi dokumen di dalamnya) dari satu rak ke rak lain.
2. Pemindahan Tingkat Dokumen (Document Transfer): Mengeluarkan satu atau lebih dokumen dari kotaknya saat ini dan memindahkannya ke kotak lain.

1. Memulai Transfer

Manajer Gudang adalah pihak yang berhak melakukan proses transfer.

Langkah-langkah:

1. Masuk ke menu Transfers.
2. Klik tombol New (Baru).
3. Isi informasi umum:
   • Transfer Date: Tanggal dilakukan pemindahan.
   • Reason: Alasan perpindahan (misalnya: "Penggabungan Rak B", "Arsip Pindah Gedung").
4. Di sini Anda akan melihat dua tab utama: Box Transfers dan Document Transfers.

Opsi A: Memindahkan Kotak (Box Transfers)

Jika Anda memindahkan seluruh isi kotak ke lokasi baru:

1. Buka tab Box Transfers.
2. Tambahkan baris baru (Add a line).
3. Pilih Box yang ingin dipindahkan.
4. Pilih Destination Shelf (Rak Tujuan) di mana kotak ini akan diletakkan.
5. Anda juga bisa menggunakan fitur pindai QR Code kotak di kolom Scanned Code agar lebih cepat.

Opsi B: Memindahkan Dokumen (Document Transfers)

Jika hanya dokumen tertentu yang dikeluarkan dari kotak lamanya dan dimasukkan ke kotak baru:

1. Buka tab Document Transfers.
2. Tambahkan baris baru (Add a line).
3. Pilih Document yang akan dipindah (bisa menggunakan Scan QR Code). Lokasi awal dokumen akan terisi otomatis.
4. Pilih Destination Box (Kotak Tujuan). Sistem akan memeriksa apakah kotak tujuan masih memiliki kapasitas yang cukup.

2. Menyelesaikan (Execute) Transfer

Setelah semua daftar yang ingin dipindahkan sudah benar:

1. Pastikan status dokumen berada dalam keadaan Draft.
2. Simpan formulir (Klik Save).
3. Klik tombol Execute Transfer (Eksekusi Transfer).
4. Status dokumen akan berubah menjadi Completed (Selesai).

Penting: Pada saat ini, lokasi fisik di dalam database Odoo telah diperbarui. Jika Anda mencari dokumen tersebut, lokasinya sudah menunjukkan kotak atau rak yang baru. Dokumen yang sedang dalam proses transfer tidak dapat dipinjam.

3. Mencetak Laporan Transfer (Transfer Report)

Sebagai bukti serah terima (misalnya diserahkan ke pihak ekspedisi antar gedung):

1. Buka formulir transfer yang sudah selesai.
2. Klik tombol Print Transfer Report.
3. PDF yang dihasilkan akan menampilkan rincian dari lokasi awal ke lokasi tujuan, lengkap dengan tanggal eksekusi dan siapa yang mengeksekusinya. Laporan ini bisa ditandatangani secara fisik.