Pemusnahan Dokumen (Destruction)

Dokumen fisik tertentu memiliki batas waktu retensi (penyimpanan), seperti kontrak kerja atau bukti transaksi yang sudah melebihi 10 tahun. Jika dokumen tersebut perlu dimusnahkan secara fisik (misalnya: dicacah atau dibakar), sistem DMS menyediakan modul Pemusnahan agar tetap ada bukti digital bahwa dokumen tersebut pernah ada dan telah dimusnahkan.

Perhatian: Proses ini tidak bisa dibatalkan. Dokumen yang telah dimusnahkan di sistem tidak dapat dipinjam, ditransfer, atau dikembalikan lagi lokasinya.

1. Membuat Permintaan Pemusnahan

Proses ini biasanya hanya dilakukan oleh Company Manager atau pihak yang memiliki wewenang khusus.

Langkah-langkah:

1. Buka menu Destruction (Pemusnahan).
2. Klik tombol New (Baru).
3. Isi informasi pemusnahan:
   • Destruction Date: Tanggal dokumen dimusnahkan secara fisik.
   • Reason: Alasan pemusnahan (misalnya: "Sesuai SOP Retensi Dokumen 10 Tahun", "Dokumen Rusak karena Air").
   • Method: Metode pemusnahan (misal: "Dicacah / Shredded").
4. Di bagian Destruction Lines, tambahkan dokumen yang akan dimusnahkan.
   • Pilih satu per satu dokumennya. Anda juga bisa menggunakan pemindai QR Code untuk memastikan tidak salah menghapus dokumen.
5. Simpan form (Klik Save). Status akan berada pada Draft.

2. Mengeksekusi Pemusnahan

Setelah daftar dokumen diverifikasi dan pemusnahan fisik siap dilakukan:

1. Klik tombol Execute Destruction (Eksekusi Pemusnahan).
2. Sistem akan mengubah status menjadi Completed (Selesai).
3. Secara otomatis, status dokumen-dokumen yang terdaftar di dalam baris tersebut akan berubah menjadi Destroyed di master datanya. Dokumen ini tidak akan lagi memakan kapasitas di dalam kotak (kapasitas kotak akan bertambah kembali).

3. Mencetak Berita Acara Pemusnahan

Dalam lingkungan perusahaan, pemusnahan arsip memerlukan Berita Acara Pemusnahan.

1. Pada form Destruction yang sudah Completed.
2. Klik tombol Print Destruction Report.
3. PDF yang dihasilkan akan berisi daftar lengkap dokumen, metode, tanggal eksekusi, serta pihak yang bertanggung jawab atas pemusnahan tersebut. Dokumen ini bisa dicetak untuk ditandatangani oleh saksi.