Pengenalan Document Management System

Selamat datang di panduan pengguna Document Management System (DMS). Sistem ini dirancang untuk memudahkan manajemen, pelacakan, dan siklus hidup dokumen fisik secara terstruktur dan real-time di organisasi Anda.

Fungsi Utama Sistem

DMS menyediakan solusi komprehensif untuk menangani dokumen fisik dengan fitur utama:

• Hierarki Penyimpanan: Mengatur lokasi fisik dari tingkat Gudang (Warehouse) -> Rak (Shelf) -> Kotak (Box) -> Dokumen.
• Pelacakan Dokumen: Mengetahui lokasi pasti setiap dokumen setiap saat.
• Sistem Peminjaman (Borrowing): Mengajukan peminjaman dokumen dengan alur persetujuan, serta pelacakan tanggal jatuh tempo dan notifikasi keterlambatan.
• Transfer Dokumen: Memindahkan dokumen atau kotak antar lokasi dengan riwayat perpindahan yang tercatat secara permanen.
• Pemusnahan (Destruction): Menangani pembuangan dokumen yang sudah usang atau kedaluwarsa dengan aman.
• Integrasi QR Code: Memindai (scan) QR Code pada kotak, rak, atau dokumen untuk proses yang lebih cepat.

Siapa yang Menggunakan Panduan Ini?

Panduan ini dirancang khusus bagi pengguna (user) untuk memahami pengoperasian sistem sehari-hari. Hak akses dalam sistem terbagi menjadi:

1. Pengguna Biasa (User): Dapat mengajukan permintaan peminjaman dokumen, melihat riwayat peminjamannya sendiri, dan mengembalikan dokumen.
2. Manajer Gudang (Warehouse Manager): Mengelola ruang penyimpanan (Gudang, Rak, Kotak), memproses pemindahan (transfer) dokumen, dan mencetak label QR Code.
3. Manajer Perusahaan (Company Manager): Memiliki kendali penuh untuk menyetujui peminjaman, melakukan pemusnahan dokumen, serta melihat laporan dan dasbor analitik.

Gunakan navigasi di sebelah kiri untuk mempelajari cara menggunakan fitur-fitur di atas langkah demi langkah.