Import Document
Panduan memasukkan data dokumen secara massal menggunakan file CSV
Fitur Import Data Dokumen dirancang untuk menyingkat waktu pendaftaran dokumen dalam jumlah besar. Anda dapat mengunggah ribuan data sekaligus menggunakan file format CSV.
Persyaratan File
Sebelum mengunggah, pastikan file Anda memenuhi kriteria berikut:
- Format: Wajib CSV (Comma Separated Values).
- Separator: Gunakan titik koma (;) sebagai pemisah antar kolom.
- Identifikasi Lokasi: Kolom Shelf dan Box wajib diisi menggunakan Kode, bukan nama.
- Relasi: Box harus terdaftar di bawah Shelf yang sesuai di dalam sistem.
Format Kolom CSV
| Kolom | Deskripsi | Wajib | Contoh |
|---|---|---|---|
| Code | Kode dokumen (biarkan kosong). | ❌ | - |
| Name | Judul atau nama dokumen. | ✅ | Non-Disclosure Agreement |
| Warehouse | Nama gudang (harus sesuai sistem). | ✅ | Gudang Grogol |
| Shelf | Kode rak penyimpanan. | ✅ | S-004 |
| Box | Kode kotak penyimpanan. | ✅ | B-007 |
| Available Qty | Jumlah dokumen tersedia. | ✅ | 1 |
| Customer | Nama pelanggan pemilik dokumen. | ✅ | Pelangi Global Logistic |
Validasi Lokasi
Sistem akan menolak impor jika kode Box tidak terdaftar di dalam Shelf yang Anda tentukan. Selalu cek menu Configuration untuk memastikan kode benar.
Langkah-langkah Import
1. Masuk ke Menu Import
- Buka modul Document Management > Documents.
- Klik ikon Gear (⚙️) di samping judul menu, lalu pilih Import Documents.
2. Unggah Berkas
Klik tombol Upload File dan pilih file CSV yang telah Anda siapkan.
3. Konfigurasi Pembacaan
Pada panel kiri halaman import, pastikan pengaturan berikut:
- Encoding: UTF-8
- Separator: Semicolon (;)
- Text Delimiter: "
4. Pemetaan Field (Mapping)
Pastikan kolom pada file Anda terpeta dengan benar ke field di Odoo. Contoh: Available Quantity harus diarahkan ke field Quantity.
5. Uji Coba (Test)
Klik tombol Test untuk melakukan simulasi. Jika muncul pesan "Everything seems valid", berarti data siap diimpor. Jika muncul error "Box must belong to the selected shelf", periksa kembali relasi rak dan kotak Anda.
6. Eksekusi Import
Klik tombol Import untuk memasukkan data ke sistem. Tunggu hingga muncul notifikasi keberhasilan.
Setelah impor selesai, periksa daftar dokumen untuk memastikan seluruh data telah masuk dengan status yang benar.