Menambahkan Peminjaman Baru
Panduan pengajuan dan pengelolaan peminjaman dokumen (Borrowing)
Fitur Borrowing memfasilitasi peminjaman dokumen fisik dengan alasan yang jelas dan jangka waktu tertentu. Peminjaman dapat diinisiasi oleh pelanggan (Customer) maupun administrator (Super User).
Pengajuan Peminjaman oleh Customer
Customer hanya dapat mengajukan peminjaman untuk dokumen yang merupakan milik mereka sendiri.
1. Login & Navigasi
Login sebagai Customer dan pilih menu Borrows di bilah navigasi kiri. Anda akan melihat riwayat peminjaman Anda sendiri.
2. Buat Pengajuan Baru
Klik tombol New untuk membuka formulir pengajuan peminjaman.
3. Isi Detail Peminjaman
Pilih dokumen yang ingin dipinjam, tentukan tanggal pengembalian, dan alasan peminjaman.
4. Kirim Pengajuan
Klik ikon Save untuk menyimpan draft, lalu klik Send untuk mengirim pengajuan ke pengelola gudang.
Pengelolaan Peminjaman oleh Super User
Super User memiliki wewenang penuh untuk membuat peminjaman baru atau menyetujui (Approve) pengajuan dari Customer.
1. Buka Menu Borrows
Login sebagai Super User dan pilih menu Borrows. Seluruh riwayat peminjaman sistem akan ditampilkan di sini.
2. Buat atau Pilih Data
Anda dapat membuat data baru dengan tombol New atau membuka pengajuan dengan status Submitted dari Customer.
3. Verifikasi & Lengkapi Form
Pastikan ketersediaan dokumen fisik memadai. Lengkapi field berikut:
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Document | Pilih dokumen fisik yang akan dipinjam. |
| Borrower | Pilih user yang meminjam dokumen. |
| Expected Return | Tanggal target pengembalian dokumen. |
| Reason | Tujuan peminjaman dokumen. |
4. Konfirmasi (Approve)
Jika data valid, klik tombol Approve. Status dokumen akan berubah menjadi Borrowed (Dipinjam).
Setiap peminjaman yang disetujui akan secara otomatis mengurangi stok dokumen yang tersedia di gudang hingga dokumen tersebut dikembalikan.
Fitur Peminjaman Lanjutan
1. Notifikasi Terlambat (Overdue)
Sistem secara otomatis memantau tanggal jatuh tempo pengembalian. Jika dokumen belum dikembalikan tepat waktu:
- Muncul indikator Overdue berwarna merah di dashboard.
- Notifikasi email otomatis dikirimkan ke peminjam dan pengelola gudang.
2. Slip Peminjaman (Borrowing Report)
Setelah peminjaman disetujui, Anda dapat mencetak Document Borrowing Report sebagai bukti serah terima fisik yang harus ditandatangani oleh peminjam.